Agenzia delle Entrate e conservazione
sostitutiva
L’Agenzia delle Entrate approfondisce alcuni aspetti
relativi alla procedura di conservazione
sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti,
fornendo precisazioni in merito agli adempimenti preliminari all’attivazione
del servizio, alla tipologia dei documenti oggetto della conservazione
sostitutiva, alla tempistica della conservazione e ad accessi,
ispezioni e verifiche.
Adempimenti preliminari all’attivazione del servizio
In ordine alle modalità di assolvimento dell’imposta
di bollo sui documenti informatici, si chiarisce che:
la comunicazione prescritta dall’art. 7, comma 1, D.M. 24
gennaio 2004 («l'interessato presenta all'Ufficio delle
entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione
del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri
che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché
l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta»),
deve essere effettuata in via preventiva anteriormente al primo
avvio della procedura di conservazione;
per i libri e i registri tenuti con modalità informatiche
l’imposta di bollo è dovuta «ogni 2.500 registrazioni
o frazioni di esse», dove per «registrazione»
deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere
dalla righe di dettaglio.
Tipologia di documenti oggetto della conservazione sostitutiva
per la conservazione dei documenti analogici (anche di quelli
ricevuti con modalità informatiche - scan to mail, fax
server, e-mail, links e simili), è necessario procedere
alla materializzazione su supporto fisico e alla successiva acquisizione
dell’immagine;
nota spese dei dipendenti - poiché nell’ordinamento
non esiste una modalità unitaria per il rimborso spese
ai dipendenti (che può avvenire in maniera analitica, forfetaria
o mista), né il legislatore ha previsto un modello unico
di «nota spese dipendenti», non è possibile
definire in maniera generale la natura del documento utilizzato
per il rimborso delle spese, né stabilire a priori se si
tratti di un documento analogico originale unico o non unico.
La valutazione della natura unica o non unica della nota spese
dipendenti deve essere effettuata caso per caso, tenendo conto
delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle
spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall’impresa.
Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di
rimborso spese ai dipendenti e - insieme alla nota spese - sono
conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può
rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici,
qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la
combinazione dei documenti giustificativi e dei dati risultanti
dalla contabilità;
scheda carburante - dalle annotazioni effettuate dal gestore dell’impianto
e dal contribuente soggetto passivo nei registri prescritti dalla
normativa IVA non è possibile la ricostruzione del contenuto
della scheda carburante nei suoi elementi essenziali; soltanto
nel caso in cui tali elementi essenziali possano essere ricostruiti
sulla base delle annotazioni della scheda carburante nella contabilità
generale è possibile considerare tale documento analogico
un originale non unico, con conseguente esclusione dell’intervento
del pubblico ufficiale nel processo di conservazione sostitutiva;
libro degli inventari - è ammessa la possibilità
di formazione e tenuta del registro degli inventari su supporti
informatici; non è di ostacolo la previsione dell’art.
2217, comma 3, c.c. - in base al quale l’inventario deve
essere firmato dall’imprenditore entro 3 mesi dal termine
per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle
imposte dirette: sotto l’aspetto della valenza probatoria,
il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con
altro tipo di firma elettronica qualificata è equiparato
alla scrittura privata sottoscritta;
coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche - l’alternativa
tra l’istituzione di appositi registri sezionali o la creazione
di blocchi sezionali distinti di un unico registro è rimessa
alla scelta del contribuente, a condizione che le fatture siano
annotate e numerate progressivamente con distinta serie numerica
(alfabetica o alfanumerica) in ordine cronologico e senza soluzioni
di continuità per periodo d’imposta.
Tempistica della conservazione
il termine quindicinale per la conservazione delle fatture attive
decorre dalla data di emissione, che si identifica - per le fatture
elettroniche - con quella della loro trasmissione telematica e
- per quelle analogiche - con la consegna o spedizione. Tuttavia,
per le fatture analogiche, il contribuente può decidere
di operare la conservazione con modalità tradizionali,
così come può convertire le fatture cartacee in
documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino
a quando ne sussiste l'obbligo di conservazione civilistica. Inoltre,
resta inalterata la facoltà di procedere alla conservazione
anche ad intervalli più ravvicinati e, pertanto, se il
termine quindicinale - calcolato con decorrenza dalla data indicata
nella fattura emessa - viene a scadere prima di quanto avverrebbe
facendolo decorrere dalla data di trasmissione telematica ovvero
della consegna o spedizione della fattura cartacea, può
considerarsi regolare;
per le fatture passive, il termine per la conservazione decorre
dalla data di ricevimento della fattura;
la cadenza per la conservazione dei documenti diversi dalle fatture
è almeno annuale. Il termine entro cui effettuare la conservazione
di tutti i documenti diversi dalle fatture si identifica con il
termine di presentazione della relativa dichiarazione. Qualora
si tratti di documenti che non hanno collegamento con tributi
per i quali è prevista la dichiarazione annuale, la conservazione
dovrà essere effettuata, in base alla data di formazione
del documento, con cadenza annuale e dovrà essere completata
entro un anno di formazione del documento;
in caso di avvio del processo di conservazione sostitutiva dei
documenti analogici in corso d’anno, il termine quindicinale
e quello annuale non sono vincolanti relativamente a tutti i documenti
analogici emessi prima della data di inizio della conservazione
digitale.
Accessi, ispezioni e verifiche
Quando il contribuente affida - in tutto o in parte - il processo
di conservazione a soggetti terzi continua a rispondere nei confronti
dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e
conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti
fiscalmente rilevanti. Eventuali inadempienze del soggetto incaricato
della conservazione non possono essere opposte all’Amministrazione
finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella
tenuta e nella conservazione della contabilità o, più
in generale, di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari.
Ne consegue che:
il soggetto terzo incaricato della conservazione sostitutiva delle
fatture deve procedere alla conservazione anche nell’ipotesi
in cui i documenti siano messi a sua disposizione oltre il termine
di 15 giorni dalla loro emissione o ricezione: il mancato rispetto
del termine quindicinale può, comunque, essere addebitato
esclusivamente al contribuente emittente o destinatario della
fattura (il conferimento dell’incarico della conservazione
ad un soggetto terzo non trasla in capo a quest’ultimo gli
obblighi di corretta e tempestiva emissione, registrazione e conservazione
delle fatture);
eventuali inadempienze degli obblighi di corretta tenuta e conservazione
di libri, registri, scritture, fatture e di tutti i documenti
prescritti dalla normativa fiscale, che diano luogo all’applicazione
di sanzioni, devono essere addebitate al soggetto tenuto al rispetto
delle prescrizioni in materia di corretta tenuta e conservazione
della contabilità, ossia al contribuente. Tuttavia, se
l’applicazione della sanzione è conseguenza di un
azione o omissione - dolosa o colposa - dell’incaricato
della conservazione, questi è tenuto a rispondere della
sanzione in concorso con il contribuente;
affinché sia possibile l’esibizione per via telematica
dei documenti conservati è necessaria l’adozione
di un apposito provvedimento dell’Agenzia delle Entrate,
che fissi le modalità di tale esibizione. Fino ad allora,
i contribuenti non possono avvalersi della facoltà di esibire
telematicamente i documenti conservati.
(Risoluzione Agenzia delle Entrate 09/07/2007, n. 161/E) –
Fonte sito dell’Agenzia delle Entrate http://www.agenziaentrate.it
