Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica
regolamentata dalla legge italiana, mirata a garantire l'equivalenza
tra un documento, sia digitale che cartaceo, e le sue copie digitali.
Si intendende per documento una rappresentazione di atti o fatti
e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (deliberaCNIPA
11/2004)
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni,
i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere
ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi
di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è
particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a
norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei,
che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare,
con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato”
nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e
la marca temporale. E' infatti la tecnologia della firma
digitale che permette di dare la paternità e rendere
immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla
marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento
digitale prodotto.
I vantaggi
Eliminazione dell’archivio cartaceo, risparmio di spazi
fisici, diminuzione dei tempi di ricerca del documento, maggiore
sicurezza di archiviazione, ottimizzazione dei controlli per quei
documenti per cui è prevista la conservazione per legge,
risparmio sui costi del personale addetto alla gestione dell’archivio.
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