Conservazione sostitutiva
Fattura elettronica:
è uno dei principali casi di conservazione sostitutiva,
deve riportare il riferimento temporale e la firma
digitale dell’emittente, viene emessa con trasmissione
elettronica su accordo tra emittente e destinatario oppure se
su carta “digitalizzata”, e poi conservata secondo
normative. I vantaggi per la fatturazione totalmente automatizzata
(fattura elettronica dalla generazione all’invio al cliente
ed alla sua archiviazione): semplificazione del processo di emissione
con minori costi di stampa, semplificazione del processo di ricezione,
controllo ed autorizzazione al pagamento, riduzione dei margini
di errore. Il risparmio stimato rispetto al processo di fatturazione
convenzionale/attuale supera ampiamente il 50%.
Processi aziendali:
- gestione dei rapporti con i fornitori (acquisti, ciclo passivo,
gestione della logistica in entrata, comunicazioni e documenti
amministrativi e contabili)
- processi interni (produzione, amministrazione e contabilità,
gestione documentale ed umana)
- gestione dei rapporti con i clienti (vendite, ciclo attivo,
logistica in uscita, comunicazioni e documenti amministrativi
e contabili).
Tutti i macro processi prevedono la produzione, la gestione interna
e l’invio di un’elevata quantità di comunicazioni/documenti.
Criteri per l’individuazione dei processi critici
nella gestione dei documenti:
- la quantità dei documenti prodotti/ricevuti/gestiti
all’interno di ogni processo (interno ed esterno)
- la complessità del ciclo di lavorazione del documento
- la rilevanza strategica dei documenti, la presenza di requisiti
legali per la loro conservazione.
Realizzazione del progetto (macro analisi):
- analisi dei documenti
- valutazione dei costi della conservazione cartacea confrontati
con quelli della conservazione sostitutiva
- determinazione della priorità di tipologia dei documenti
da conservare in modo sostitutivo
- definizione del team di progetto interno
- valutazione delle soluzioni e dei fornitori – definizione
di obbiettivi, modalità e tempi
- costituzione del team di progetto interno ed esterno (fornitore)
- avvio del progetto.
Conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti
ai fini tributari: - devono rimanere statici e non modificabili
- devono essere emessi con l’apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale (fattura, nota, parcella,ricevuta
fiscale, documento di trasporto) – devono essere memorizzati
su supporti che ne garantiscano la leggibilità nel tempo
e dove venga assicurato l’ordine cronologico – devono
consentire le funzioni di ricerca ed estrazione dagli archivi
informatici in relazione ai dati anagrafici e d’azienda
– in caso di verifiche/controlli/ispezioni devono seguire
le modalità a norma di legge.
Tutto questo viene regolamentato da quattro normative: art.6 del
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del
23 gennaio 2004, deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11,
il Codice dell’Amministrazione Digitale e la Circolare n.36/E
dell’Agenzia delle Entrate.
L’ imposta di bollo sui documenti informatici ai fini tributari
viene assolta, quella sui libri o sui registri è dovuta
ogni 2500 registrazioni anzi ogni 100 pagine, con un risparmio
di imposta pari al 45%
Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei rilevanti ai
fini tributari: - devono essere prima acquisiti attraverso scansione
e memorizzazione sui supporti informatici e poi seguire l’iter
dei documenti informatici.
Responsabile della conservazione ( interno od esterno all’azienda):
- ha il compito di apporre la propria firma digitale e la marca
temporale al termine del processo di conservazione – dovrà
rendersi garante della corretta tenuta dell’archivio secondo
principi documentati di sicurezza, adottando procedure di tracciabilità
in modo da garantire la corretta conservazione/integrità,
l’accessibilità e l’esibizione del singolo
documento.
